Einstiegsszenario: «Alles war genehmigt… also warum warten wir noch?»

Visuals freigegeben. Team abgestimmt. Launch-Termin auf jedem Board markiert. Und trotzdem: kurz vor der Installation sind die Materialien an der Grenze blockiert, halb in Produktion oder «irgendwo unterwegs».

Kommt Ihnen das bekannt vor? Für Pharma-Marketer in der Schweiz ist das nicht nur ärgerlich, sondern operativ riskant. Verpasste Instore-Dates schwächen das Vertrauen von PoS-Partnern, verwirren die Teams im Feld und verbrennen Budget.

Die Ursache? Oft nur eine Phase: Produktionsvorbereitung.

Dieser Leitfaden liefert die entscheidenden Fragen, die Sie Ihren Lieferanten stellen sollten. Ziel: keine Überraschungen, keine Ausreden — und vor allem keine Verzögerungen.

Was Pharma-Marketer oft übersehen

Auch die best organisierten Leads glauben oft: «Freigabe = reibungslose Ausführung». Doch Produktion & Logistik haben eigene Regeln.

Häufige Fallen:

• Annahme, dass alle Formate freigegeben sind (Prototypen/PoS-Tests fehlen)

• Material-Lieferzeiten ignoriert (je nach Substrat/Volumen unterschiedlich)

• Zoll- und Grenzformalitäten vergessen

• Statt zentralem Tracking nur E-Mail-Chains

• Einfluss von Verpackung/Logistik auf Installation übersehen

Rüfenachts Erfahrung: 80 % der Verzögerungen stammen nicht aus Abstimmungsproblemen, sondern aus fehlenden Vorgesprächen vor Produktionsstart.

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Schritt für Schritt: 10 Fragen, die Sie klären müssen

Nutzen Sie diese Campaign Readiness Checklist. Jede Frage enthält einen operativen Insight aus Schweizer POS-Projekten.

1. Ist der finale Proof (BAT) freigegeben?

• Exakte Version bestätigt?

• Letzte Änderungen auch im Druck File enthalten?

• Technische Specs (Beschnitt, Farbprofil, Auflösung) geprüft?

• Lokale Sprache / Compliance genehmigt?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Lassen Sie den BAT von jemandem prüfen, der nicht in der Kreation war. Frische Augen finden Fehler.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Tippfehler, falsches Branding oder Grössenfehler — erst sichtbar nach Installation.

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2. Wie sieht der Produktionszeitplan aus?

• Vollständiger Kalender: Vorbereitung, Druck, Trocknung, Veredelung, Verpackung.

• Ist ein Slot auf der Maschine wirklich reserviert?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Fragen Sie nach Maschinenname & Schicht. Ohne das ist es nicht geplant.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Ihr Auftrag wird verdrängt, wenn etwas «Dringendes» kommt.

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3. Welche Liefertermine gelten — und welche Toleranz?

• Frühestmögliche Ankunft und letzte Deadline klar?

• Abstimmung mit Feld Teams & PoS-Öffnungszeiten?

• Regionale Hubs nötig?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Immer +2 Arbeitstage Puffer.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Ein Tag Verspätung = verpasstes Installationsfenster.

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4. Überqueren die Materialien Grenzen?

• Produktionsort (CH, EU, Drittland) geklärt?

• Zolltarifnummern bekannt?

• Wer erstellt Papiere, wer ist Importeur?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Für EU-Importe 48h vorab vorverzollen.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Zollstopp, MwSt.-Chaos, Verzögerung von 1 Woche.

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5. Welche Materialeigenschaften beeinflussen Lead Time?

• Laminierungen, Lacke, Folien?

• Recycelte oder nachhaltige Substrate?

• Stanzungen, Klebungen, komplexe Faltungen?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Keep it simple — ausser die Premium-Finish steigert Conversion nachweislich.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Sie wählen ein schönes Material, das 10 Tage länger braucht.

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6. Wie wird verpackt und palettiert?

• Palettentyp (Euro, Sonderformat)?

• Schutzmethoden (Stretch, Kantenschutz, Schrumpf)?

• Stapelbar oder «Do Not Stack»?

• Etiketten (Kampagne, PoS-ID, Install-Datum)?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Ecken verstärken bei Karton-Displays. Plastikgurte nur wenn nötig.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Zerdrückte, falsch gelabelte Paletten = Chaos beim Feld Team.

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7. Ist der Transport abgesichert?

• Paletten fixiert & Film geschützt?

• Fragile Teile doppelt verpackt?

• Schutz gegen Rutschen/Neigen?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Markieren Sie «Do Not Stack» bei freistehenden Displays.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Displays kommen verbogen und nicht installierbar an.

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8. Gibt es Echtzeit-Tracking?

• Infos bei Versand, Grenzübertritt, lokaler Lieferung?

• Via Mail, Portal oder API?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Fixe Updates bei Produktionsstart, «ready to ship», und Zustellung.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Blindflug bei Problemen — kostbare Stunden verloren.

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9. Existiert ein Fallback-Plan?

• Teil-Lieferungen möglich?

• Umleitung regional machbar?

• Günstige Light-Version (Shelf-Talker)?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Immer eine vereinfachte Backup-Version vorbereiten.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Ausfall = kompletter Blackout.

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10. Sind Lieferant und Monteur direkt verbunden?

• Direkte Kommunikation mit Logistikpartner?

• Austausch zu Plänen, Zugängen, PoS-Einschränkungen?

💡 Rüfenacht empfiehlt: Monteur schon bei Produktionsfreigabe einbinden.
👉 Was passiert, wenn Sie diesen Schritt ignorieren? Lieferung top, aber Installation scheitert.

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Fazit: Kampagnen müssen kein Chaos sein

Ihr Zeitplan verdient dieselbe Präzision wie Ihr Kreativbriefing. Wenn alle — Lieferanten, Transporteure, Monteure — von Anfang an abgestimmt sind, läuft es reibungslos.

Und ja, es ist viel. Aber: Sie sind nicht allein.

Rüfenacht übernimmt diese gesamte Checklist für Sie — bevor etwas in Druck geht.
Denn starkes Marketing darf nicht an schwacher Ausführung scheitern.