Scénario d’ouverture : « Tout était validé… Alors pourquoi attend-on encore ? »

Vous avez validé les visuels. L’équipe est alignée. La date de lancement est entourée sur chaque planning. Et pourtant, à quelques jours de l’installation, les supports sont bloqués à la douane, à moitié en production, ou mystérieusement « en transit ».

Ça vous semble familier ? Pour un marketeur pharma en Suisse, ce genre de retard n’est pas seulement frustrant — il est opérationnellement risqué. Un décalage en pharmacie fragilise la relation avec les partenaires PoS, désoriente les équipes terrain et gaspille un temps média budgété.

Souvent, la cause se trouve dans une seule phase : la préparation de la production.

Ce guide présente les questions clés à poser avant de lancer. Objectif : pas de surprises, pas d’excuses — et surtout, pas de retards.

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Ce que les marketeurs pharma oublient souvent

Même les plus organisés pensent qu’un brief approuvé suffit pour assurer une exécution fluide. Mais production et logistique obéissent à leurs propres règles et délais.

Voici ce qui passe souvent à la trappe :

• Croire que tous les formats sont validés (alors que certains exigent prototypage ou validation PoS spécifique)

• Ignorer les délais liés aux matériaux (selon support et quantités)

• Oublier les formalités douanières et transfrontalières

• Se reposer sur des e-mails dispersés au lieu d’un suivi centralisé

• Sous-estimer l’impact de l’emballage ou de la logistique sur les conditions d’installation

L’expérience terrain de Rüfenacht montre que 80 % des retards de campagne ne viennent pas d’un problème d’alignement, mais de conversations pré-production manquantes.

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Étape par étape : 10 questions à verrouiller avant la production

À utiliser comme Checklist de préparation campagne. Chaque question inclut un conseil pratique issu de l’expérience PoS en Suisse.

1. Le BAT final a-t-il été validé ?

• Version exacte confirmée ?

• Changements de dernière minute intégrés dans le fichier imprimeur ?

• Spécifications techniques (fonds perdus, profil couleur, résolution) respectées ?

• Messages PoS (langue régionale, conformité pharmacie) approuvés ?

💡 Rüfenacht recommande : validez le BAT avec une personne extérieure à la création. Un œil neuf repère les erreurs critiques.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Fautes de frappe, branding erroné ou erreurs de format, visibles seulement une fois installés.

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2. Quel est le planning de production confirmé ?

• Détaillez préparation, impression, séchage/curing, finitions, packaging.

• Vérifiez que des créneaux machine sont réservés — surtout en période de pic.

💡 Rüfenacht recommande : demandez le nom de la machine et le créneau horaire. Sans cela, ce n’est pas planifié.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Votre job passe en arrière-plan dès qu’un projet « urgent » arrive.

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3. Quelles sont les dates de livraison — et tolérances ?

• Définir arrivée la plus tôt et deadline ultime.

• Aligner vagues de livraison avec disponibilité terrain et horaires PoS.

• Staging régional si besoin.

💡 Rüfenacht recommande : ajoutez toujours +2 jours ouvrables de marge.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Un retard d’un jour peut faire rater toute la fenêtre d’installation.

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4. Les supports traverseront-ils des frontières ?

• Origine de production (CH, UE, autre) confirmée ?

• Codes douaniers identifiés ?

• Rôles clairs : qui prépare la paperasse, qui est importateur officiel ?

💡 Rüfenacht recommande : pour des livraisons depuis l’UE, pré-dédouanez au moins 48h à l’avance.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Blocage douane, confusion TVA, retards d’une semaine.

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5. Quelles caractéristiques matériaux influencent les délais ?

• Finitions spéciales (laminage, vernis, découpe) ?

• Supports recyclés ou éco-responsables (approvisionnement plus long) ?

• Collage, pliage complexes ?

💡 Rüfenacht recommande : restez simple, sauf si la finition premium a un vrai impact sur la conversion shopper.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Vous validez un design séduisant… mais qui prend 10 jours de plus à produire.

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6. Comment les supports sont-ils emballés et palettisés ?

• Type de palette (Euro, custom).

• Méthode de protection (film, coins, housse).

• Empilable ou marqué « ne pas empiler » ?

• Étiquetage (nom campagne, ID PoS, date install).

💡 Rüfenacht recommande : coins renforcés pour les displays carton pliés. Évitez les sangles plastique si possible.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Supports écrasés, mal étiquetés, tri impossible sur le terrain.

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7. Le transport est-il sécurisé ?

• Calage dans le camion confirmé ?

• Palettes filmées/cerclées ?

• Produits fragiles doublés ?

💡 Rüfenacht recommande : ajoutez « Do Not Stack » si le colis inclut une structure autoportante.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Displays tordus, inutilisables en pharmacie.

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8. Y a-t-il un suivi en temps réel ?

• Infos transmises à l’expédition, au passage douane, à la livraison locale ?

• Canal : mail, portail, API ?

💡 Rüfenacht recommande : fixez des check-ins à chaque étape clé.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Vous découvrez le retard trop tard, sans solution rapide.

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9. Existe-t-il un plan B en cas de retard ?

• Livraison partielle possible ?

• Reroutage régional envisageable ?

• Version « light » imprimable localement (shelf talker, wobblers) ?

💡 Rüfenacht recommande : préparez toujours une version simplifiée de secours.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Un incident = blackout total.

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10. L’installateur est-il en lien direct avec le fournisseur ?

• Communication directe installateur ↔ fournisseur/logistique ?

• Partage plans, accès, contraintes PoS ?

💡 Rüfenacht recommande : connectez l’installateur dès validation de la production.
👉 Que se passe-t-il si vous ignorez cette étape ? Livraison parfaite, mais refusée faute de coordination.

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Conclusion : L’exécution n’a pas à être chaotique

Votre calendrier mérite la même précision que votre brief créatif. Quand tous — fournisseurs, transporteurs, installateurs — sont alignés, l’exécution devient fluide.

Et si cela semble lourd à gérer, vous n’êtes pas seul.

Chez Rüfenacht, nous gérons cette checklist de A à Z — avant toute impression.
Parce qu’un marketing fort ne doit jamais être compromis par une mauvaise exécution.